Los eventos deportivos son cada vez más numerosos y cada vez son más dependientes de casas patrocinadores, sponsors y del propio marketing publicitario que rodea a un acontecimiento de este tipo.

La complejidad de la organización de un evento de estas características, depende en gran medida de varios factores: personalidades y autoridades que acudan al mismo, lugar donde se celebra, importancia del evento -si es una final por ejemplo-, si el evento se va a retransmitir por televisión, etcétera.

Todo ello conlleva a los organizadores a establecer un completo esquema en el que se contempla, además de las lógicas precedencias, un completo plan de trabajo en el que se deben tener en cuenta aspectos de seguridad -tanto de personalidades como del público que asiste al evento-, control policial, planes de emergencia -protección civil y asistencia sanitaria-, etcétera.

Al mismo tiempo hay que saber destacar, y así lo requieren los patrocinadores, la publicidad que financia al evento, colocando sus logotipos y material publicitario en los lugares más destacados y visibles, tanto para los espectadores del recinto como para los televidentes que siguen el acontecimiento desde sus casas.

Por todo ello el equipo de trabajo que se encarga del protocolo y la organización deberá tener en cuenta todos estos factores, así como tener capacidad de reacción para controlar cualquier tipo de imprevisto que pueda surgir a lo largo del evento.

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Funciones del departamento de protocolo y relaciones públicas

Entre las funciones y tareas que deben llevar a cabo para la organización de un evento deportivo podemos enumerar:

1. Creación de invitaciones y su envío a los correspondientes invitados y federaciones.

2. Emisión y control de acreditaciones de todo tipo: V.I.P. -Very Important Person-, prensa, etcétera.

3. Ordenación de personalidades y autoridades, tanto en los palcos como en otras ceremonias posibles -entrega de premios y medallas, recepción de participantes, etcétera-.

4. Planificación de las distintas ceremonias de apertura, entrega de premios y clausura.

5. Planificación de actos promocionales como ruedas de prensa, presentación de sponsors, creación de dossiers para la prensa y otros medios, etcétera.

6. Asistencia y atención de personalidades y autoridades, tanto en recepciones, atenciones durante el evento y despedidas.

7. Control y desarrollo logístico en cuanto a materiales necesarios: banderas, partituras de himnos, catering, pódiums, tarimas, premios -trofeos, medallas, etcétera-, regalos promocionales...

8. Cualquier otro detalle inherente a la organización del acto tanto a nivel informativo como a nivel material.

Al tratarse de actos de índole privado, en la mayor parte de los casos, no hay un protocolo oficial que pueda aplicarse a todos los eventos deportivos, aunque la mayoría de ellos comparten un fondo común. Cada comité organizador puede establecer distintas reglas a aplicar, manteniendo siempre una coherencia en las mismas, y tratando de aplicar normas del Protocolo oficial en el caso de asistencia de autoridades y personalidades públicas.

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